Mengenal Kecanggihan Google Docs untuk Membuat Dokumen
Ati Rosidah, PTP LPMP Provinsi DKI Jakarta

Membuat dokumen di microsoft word pastinya hampir pekerjaan rutin yang kita lakukan untuk menyelesaikan berbagai tugas harian, baik seorang guru, siswa, karyawan dan banyak pihak lainnya. Maka tentu kita sudah sangat mengenal berbagai tool yang tersedia di word untuk membuat berbagai dokumen dalam berbagai bentuk.

Hanya saja, dalam membuat dokumen di microsoft word yang dilakukan secara offline, tentu kita harus rajin menyimpan dokumen supaya semua yg kita ketik tersimpan. Lalu apa jadinya jika saat kita mengetik lupa simpan dan tiba-tiba komputer mati? Tentu ini kan memunculkan kepanikan sendiri karena kadang dokumen yang sudah kita tulis tidak tersimpan.
Nah, sebagai alternatif untuk membuat dokumen layaknya dokumen di word, maka kita bisa menggunakan google docs. Google Docs merupakan layanan pengolah kata gratis yang disediakan oleh Google berbentuk office suite. Kita bisa membuat, mengedit, dan berbagi dokumen untuk diakses dimana saja dan kapan saja. Google Docs merupakan fitur pertama yang membuat inovasi untuk pengeditan dokumen bersama secara online.

Ada banyak kelebihan dari google docs yang belum banyak dioptimalkan. Padahal kalau digunakan justru akan mempermudah kita dalam membuat dokumen menjadi lebih menarik, cepat dalam penyelesaian dan filenya bisa dishare kepada pihak lain. Berikut beberapa kecanggihan google docs yang bisa kita manfaatkan dalam membuat dokumen.

1. Google docs memiliki fungsi penyimpanan otomatis. Saat kita membuat perubahan apapun terhadap dokumen yang kita buat, maka semua akan otomatis tersimpan. Jadi kita tidak perlu menyimpan dokumen manual dan tidak perlu khawatir file tidak tersimpan saat komputer tiba-tiba mati. Kita bisa membuka dokumen yang kita buat melalui google drive
2. Google docs bisa diakses dimana saja dan kapan saja dengan menggunakan perangkat apa saja baik laptop maupun handphone. Ketika kita akan membuka dokumen di docs, maka kita bisa membukanya melalui google drive dengan perangkat apa saja asal menggunakan akun yang sama saat membuat dokumen tersebut. Jadi saat kita sedang diperjalanan sekalipun, jika ada kebutuhan mengakses dokumen di google docs bisa dengan mudah kita buka asal terhubung dengan internet
3. Membuat dokumen di google docs bisa mengajak pihak lain berkolaborasi. Hal ini mempermudah kita untuk membuat kerja tim menyelesaikan satu dokumen, atau mengajak siswa berkolaborasi menyelesaikan tugas kelas
4. Pada google docs ada juga fungsi untuk pihak lain memberikan komentar terhadap dokumen yang kita buat. Hal ini bisa dimanfaatkan juga untuk meminta masukan dari rekan kerja terhadap dokumen yang kita buat
5. Kelebihan Google Docs selanjutnya adalah tersedia fitur dimana kita bisa melihat kembali ke isi data yang sebelumnya. Sehingga apabila kita mengedit isi dokumen dan merasa lebih menyukai isi yang sebelumnya, coba gunakan fitur ini. Secara otomatis, isi data akan kembali ke waktu yang dipilih. Fitur ini juga dapat memperlihatkan history kapan saja data ini diedit.
6. Google Docs juga bisa mengubah file PDF menjadi Word dengan mudah. Caranya cukup mudah yaitu hanya perlu mengunggah file PDF yang ingin diubah ke Google Docs. Kemudian Klik File lalu pilih Download As Microsoft Word (docx.). Setelah itu, kita sudah bisa mengedit dokumen tersebut.

Masih banyak kecanggihan lain dari google docs saat membuat dokumen. Semuanya akan terungkap dengan praktek membuat dokumen pada google docs berikut

1. Untuk mengakses google docs bisa membuka google drive dan klik new (+) lalu pilih google docs.

2. Setelah terbuka google docs kita bisa memulai membuat dokumen dengan mengetik pada dokumen kosong dan jangan lupa berikan dulu judul dokumennya sehingga memudahkan saat akan mencari dokumen di google drive.

Fitur-fitur standar pengetikan hampir sama dengan di microsoft word tinggal penyesuaian posisi saja.

3. Memanfaatkan fitur explore (pelajari) untuk mencari dokumen atau gambar menggunakan mesin pencarian di google langsung pada halaman google docs.

Fitur pelajari di google docs ini merupakan salah satu kecanggihan google docs yang belum banyak dimanfaatkan secara optimal. Dengan menggunakan fitur ini kita bisa mudah mencari informasi di mesin pencarian google tanpa keluar dari dokumen. Hal ini karena produk google sudah saling terintegrasi satu dengan yang lainnya.

Untuk menggunakannya, tinggal klik fitur pelajari di pojok kanan bawah docs maka kita tinggal ketikkan bahan atau artikel yang kita akan cari. Misalnya untuk contoh yang di docs adalah materi tekanan. Tinggal ketik kata tekanan, maka akan muncul berita tentang tekanan dan pilih berita mana yang akan kita gunakan. Kalau kita perlunya gambar tinggal klik gambar (image) maka akan muncul gambar sesuai tema yang kita tulis.

Silahkan dibuka berita yang diinginkan dan copy lalu paste teks yang akan dikutif pada dokumen. Setelah kita copy dan paste pada dokumen, maka kita akan membuat catatan kaki dengan mudah sehingga kita tahu tulisan yang kita ambil referensinya dari mana. Ini akan membantu kita saat membuat tulisan ilmiah yang mengharuskan mencantumkan catatan kaki jika kita mengutif dari berbagai sumber.

4. Memanfaatkan fitur terjemahkan dokumen

Fitur terjemahkan dokumen bisa digunakan untuk menerjemahkan tulisan pada dokumen yang kita buat secara otomatis tinggal pilih bahasa yang akan kita gunakan. Caranya klik alat (tool) pilih terjemahkan dokumen

Ikuti langkah selanjutnya dengan memilih bahasa, misalkan bahasa Inggris

Tinggal klik terjemahkan, maka akan terbuka file salinan baru dan teks yang asalnya bahasa Indonesia telah diterjemahkan otomatis menjadi bahasa inggris.

5. Memanfaatkan fitur voice typing (dikte)

Fitur ini fungsinya untuk memanfaatkan fitur canggih di google docs, yaitu memanfaatkan pengetikan otomatis. Kita hanya tinggal rekam suara maka suara kita akan berubah menjadi teks secara otomatis. Semua ucapan kita saat merekam akan menjadi tulisan. Ini mempermudah kita saat ada ide untuk menulis tapi sedang malas mengetik. Maka gunakan fitur voice typing ini silahkan klik rekam dan bicaralah biarkan google yang membantu mengetikkan suara kita.

Caranya sama klik tool (alat) dan pilih voice typing (dikte). Khusus yang menggunakan akun belajar saat membuka google docsnya, maka untuk memunculkan fitur voice typing ini dimulai dari klik tool, lalu pilih terjemahkan dokumen, pilih bahasa lalu akan terbuka salinan baru. Maka pada salinan baru itulah dibagian tool akan muncul fitur voice typing (dikte).

Untuk memulai mengetik klik tanda microfon lalu bicaralah, maka semua ucapan kita akan otomatis diketik oleh google. Dan segera hentikan rekaman jika pengetikan dirasa sudah cukup.

6. Memanfaatkan tool komentar untuk mengajak orang lain memberikan komentar terhadap tulisan yang kita buat. Misalnya dengan rekan kerja atau siswa saat belajar kolaboratif

Untuk mengajak orang lain memberikan komentar pada tulisan kita, add alamat emailnya dengan dimulai tanda (@) dan isi alamat emailnya, berikan tugas untuk mengomentari apa, lalu klik tugaskan dan klik terapkan. Maka nanti akan ada notif melalui email ke alamat email yg dituju dan mereka bisa mengaskses dokumen yang kita minta untuk dikomentari tersebut.

7. Manfaatkan fitur bagikan dokumen untuk kerja kolaboratif

Fitur bagikan (share) dokumen ini bisa kita manfaatkan untuk mengajak orang lain, seperti rekan kerja atau siswa untuk melakukan kolaborasi. Hal ini memungkinkan pihak lain bisa mengedit dokumen secara bersama-sama.

Jika dengan rekan kerja kita bisa mengajak rekan satu tim untuk bisa saling memperbaiki tulisan kita. Jika dengan siswa bisa menungkinkan guru memberikan kesempatan kepada siswa untuk mengisi tugas kolaborasi mengerjakan satu dokumen secara bersama-sama saat PJJ.
Caranya setelah dokumen siap dibagikan klik share (bagikan) dan setting semua yang meilihat link bisa mengakses dan posisikan sebagai editor. Lalu salin link dan bagikan link kepada kerja atau siswa dikelas saat tatap maya misalkan dengan zoom atau gmeet.

Demikian beberapa kecanggihan dari google docs yang belum kita manfaatkan secara optimal dalam membuat dokumen. Pastinya masih banyak kecanggihan lainnya yang belum dijelaskan secara rinci. Yang jelas kita harus memulai beralih ketika akan membuat dokumen dengan menggunakan google docs, karena banyak kelebihannya dibanding menggunakan microsoft word seperti biasanya. Hal ini memungkinkan proses kita membuat dokumen menjadi lebih mudah dan bisan untuk kolaborasi dengan pihak lainnya.
Selamat mencoba, semoga bermanfaat.